姚文杰：三件事

日理万机的人常常被询及如何安排时间，怎么完成得了这么多事情？综观多年来所听过的人物访谈，大致上看到的脉络就是“先做最重要的事”。换句话说，“次等重要的事”先不要碰，先处理好最重要的事，后来轻松了才处理不太紧急又需要处理的事。

我也常常在电脑键盘旁边放著黄色贴纸，通常是写明最重要需要处理的三件事。前一晚写一写，大概在脑中预习一下第二天的工作流程，大抵上是告诉大脑：明天的工作已经安排好了，现在可以放轻松休息了。更加忙碌的时候，星期天晚上真正静下心来，拿了纸笔随手写出接下来的工作周需要或想要完成的工作目标和进度，大致上星期一的工作都会开展得顺心。

使用纸笔其实比较有质感，而且不容易忘记。虽然有些人认为只要用手机记录下来就好了。但是手机删除资料就看不到之前所输入的字眼，所以事情的来龙去脉可能比较难掌握。若用笔写在记事本上面，这个或那个事情之前之后是怎样，你看回去自己写过、用横线划掉的字眼，你知道事情是怎么发展的。

不要小看“每天完成重要的三件事”的力量。每个工作日、工作周、工作年都有想要达到的三个目标，真正执行起来，若具体达成一半或以上，成果也是相当可观。你可以说是时时确保自己跨前一步（always keeping one foot in front of the other）。

有些人达不到是因为被次等重要或者不重要的事牵著鼻子走，经年累月忙来忙去不知道为了什么，一进公司就忙著处理钱财有关的事，忙到一半又匆匆忙忙出门见客户，下午茶时间又回到公司延续上午一大堆没处理好的事。

会计师朋友常用的一个方法，先写好今天汇款给谁人，哪些不急的帐单可以等到几号慢慢还不迟，之后再处理文书的工作。有些人喜欢上午处理文书，因为中午前比较接近睡醒的时间所以思路比较清晰，下午再来处理还钱收钱的琐碎事，顺便见人谈生意。

简单来说，思考型的工作留在上午，比较属于庶务的杂七杂八事项，大可留待下午再处理。若担心下午下大雨不想跑银行或出门见人，上午处理好杂项、留下一大段没有杂事的下午，也是不错。

常常在位于高楼的共享办公室俯瞰旁边的高速大道，雷雨交加的下午处理著思考型的工作，一边俯瞰渐渐拥挤来往车道，心里为今天完成三件事又顺便躲过了雨天塞在路上的惨况而觉得庆幸。其实我们享受时正是别人受苦之时，难怪朋友都骂我：这种小确幸其实很凉薄。