笔者在10月15日至18日参加了第六届海外华人研究与文献收藏机构国际会议。这项国际会议是由海外华人研究与文献收藏机构联合会举办。今年会议的主题是《当代亚洲的海外华人》。论题五花八门，参与者近两百位海内外学者研究生，大家都被分组。我除了发表日前在本专栏曾节录刊登的试论《中共与苏共联合书面意见》的争议，只能在间中参加三场分组讨论。我个人比较关注的是文献整理以及最新文献数据化的相关的讯息，所以参加的都和这个主题有关。
其中古巴华人历史文献数据化计划主持人，Arizona大学图书馆RalphGabbard的报告，最让我们激动。
这一批文献收集了1847年到1890年华人到古巴的各式各样原始文献，包括了华工的契约、照片、家书、入境的登记表、出身证明、护照资讯、结婚登记、法庭案件、工人逃跑记录、相关的汇款记录或财政清单等。目前这批材料已经全文经过胶片拍摄以及电子化处理的档案，已有1341笔记录，数量有8千至9千页。
我们在台下耳语，至少可以生产3-4篇博士论文。这批材料属于Melikian家族私人收藏品。他们对古巴华人历史文物档案的收藏可能是数量最多的私人收藏。这篇文献目前是全文开放免费下载，造福全世界。读者要把握机会，如果对华人在古巴的历史有兴趣，请尽快到Arizona图书馆的这个网页http://repository.asu.edu/collections/170，搜索下载。根据我的经验，许多文献资料虽然一开始推出的时候，能让读者免费下载。但是这个福利可不是一生一世的。
另外一项令人敬佩的文献收集以及数据化的工程是由Berkeley大学的施竞仪（VirginiaShih）所主持的《麦礼谦数码档案》（HimMarkLai）。这个数码档案记录了麦礼谦收集美国华人研究的成果以及他一生所收集的有关华人在美国的历史文献。（http://himmarklai.org/?lang=zh）。
会议结束后，我陪施女士参观厦门大学有关东南亚国家的报纸以及剪报收藏。施女士分享了她主持的东南亚国家华文报纸的典藏计划以及数据化工程。我们一般以为现在最佳的方式是以数码保留，即所谓的扫描电子档，PDF或照片的方式。
其实对专业的文献管理者而言，最佳的方式其实还是保留纸本，其次是胶卷，而所谓的PDF也不是最完善的保留档案的方式。
他们见证了文献保留的历史，指出或许有一天随著科技的进步PDF或扫瞄技术进步了，推出了另一种格式。那原先的PDF浏览程式可能就得去博物馆找。曾几何时，卡式录音带曾经也是保存历史影音材料的主要方式。但是不到30年，就彻底淘汰了。
如果一般的收藏家以为，只要把文件扫瞄成为PDF档或拍照，就把原件销毁，可能30年后就会面临这个难题。格式不合乎当时的规格，无法打开，或打开后，文件收到损坏，然而原件又消失了。但是保留原件又有空间以及相关湿度以及虫害等，各方面的考量，一般的民间收藏都无法达到专业的要求。
图书馆、档案馆以及博物馆永远都面临著空间不够，以及维护文具的高昂费用的问题。这个两难实在没办法。
