张苑柔：中小企业老板不是卡在技术，是没看清什么让自己赚钱

大多数企业的日常并不是没有数据，只是这些数据大多散落在各个流程里。各自运作也很少被整理成一个可以回头看的样子。只要订单能出、员工能做、钱能收，判断自然会跟著经验往前走。这样的节奏在资源有限、事情一堆的现实里其实很常见。

这让我想起最近接触的一位在公司秘书事务所工作的朋友，那天聊天不知不觉谈到了马来西亚中小企业的经营现况。他提到一件事：“其实很多中小企业老板，不是真的不重视数据，而是不知道自己到底有什么数据，更别说怎么用”。

这句话点出许多马来西亚中小企业正在面对，却未必意识到的问题。这样的过程让企业从“能运作就好”变成了一个默认安全的状态。只要整体没出事，很多细节就先放著。

企业不是不想看数据，是不知道该从哪里看起。销售、库存、成本、工时，每天都在发生，但大多还是各自运作，很少被放在一起看。

站在企业老板或管理层的角度，脑中只剩下一个问题：“现在这样能不能继续跑？”。只要答案暂时是可以，判断就会自然往前推。

哪一个产品其实最赚钱？
哪一类客户最花时间？
成本是不是在某个环节慢慢变重？

这些问题要到压力出现时，才会被重新拉回来。

也正因为这样，当话题一转到数据、商业智能、系统，很多老板心里虽然不抗拒，却很犹豫什么时候才应该要开始。

物联网与政府补助：理想与现实的距离

谈到数据，就很容易谈到IoT（物联网）、数码化，还有政府每年推出的各种数码化或工业升级补助（grant）。政策的出发点很清楚，希望企业更早接触数码工具。
理论上，这些补助是为了帮助中小企业降低转型门槛。但朋友私下分享的却是另一个超现实版本。

很多企业在申请补助的过程中，必须先：

准备文件
找顾问做规划撰写建议书（proposal）
做可行性研究与流程文件
配合审核标准调整系统设计
甚至先行投入部分成本

钱先花了，却不一定通过。就算真的通过了，系统也常常是为了符合条件而做，不适用于日常经营。久了之后，有些老板会选择观望，有些干脆选择不碰。更常见的情况是，就算系统真的装好了，经营方式却未必跟著改变。数据开始出现，但判断还是回到经验。感测器在现场运作，讨论却很少围绕它展开。

换个角度看，没有补助的情况下反而能更贴近多数中小企业的真实状态。因为当外力不在的时候，判断就会回到最原始的问题：

我每天最常在看什么？
哪些数据一有变化我就会紧张？
哪些问题，其实已经重复出现好一阵子了？

这样的过程，其实已经在心里做了一件事：它开始逼你把感觉拆开来看。不是一下子变得很精确，是慢慢知道哪些判断是靠经验，哪些其实可以多看一眼数字。

问题不在于没有数据，是没有“数据意识”

从商业智能的角度看，多数中小企业并不是没数据，而是没把日常营运当成一个可以被理解的系统。

销售、库存、工时、良率、退货、现金流，这些每天发生的事情，本来就都是数据。只是它们没有被定义、没有被对照，也没有被用来回答经营问题。于是判断与决策就继续靠直觉往前推。

没有政府的补助，中小企业可以怎么低成本开始？

这里反而是我认为最关键的一步。真正有效的数据化，不应该是从花很多钱开始的。

先问自己：我每天最常问的是什么？

订单、现金、成本、产能……这些问题本身，就是你该收集的数据。

这样的过程，就能让数据开始有用途。

有些企业在走到这一步也会开始找外部的人一起看，比如一些数据分析服务。身为商业智能顾问，我接触过的一些情况是这类工作通常不是从系统开始，而是从把事情看清楚开始。原本散在不同地方的数据会被整理成几条看得懂的线，最后才变成一个简单的dashboard（数据看板）让老板可以快速掌握情况。

但真正花时间的也还是前面的过程。我们需要先了解企业目前是怎么运作的，哪些数据其实已经存在只是没有被用起来？哪些地方每天都在发生却从来没有被记录？有时候也不一定是增加什么系统，而是把原本的流程稍微调整让数据可以自然保留。

这样的过程，其实是在帮企业让数据开始参与判断。当这些数字慢慢稳定下来，原本靠感觉在做的决定会开始多一层对照。有些一直说不清楚的问题也会慢慢浮出来。

人做判断的时候很难完全不被经验影响，也很容易只看到自己习惯看的那一部分。但当数据开始被整理出来，再加上一些分析工具，判断就不再只是单一角度。

最便宜的数据基础

大多数企业第一次把生意看清楚，都是从Excel开始的。关键不在工具，在于:

同一个数据，大家算出来是不是一样？
报表是不是固定时间更新？
这些数据会不会真的影响下一次决定？

把那些每天、每班、每周的产量、不良率、销售、库存差异简单记下来，让下次回头看时，让变化有地方可以被对照。也许不即时，但它能让你第一次看见趋势。而商业智能的第一层价值，是可比较(data comparison)，然后才到即时数据（real-time data）。

先设计好指标，再来看系统

在还没说清楚哪些数据真的重要之前，可以先把指标设计好。因为系统能做的是把既定的逻辑跑得更快，而不是替你决定该看什么。
1.先定义哪些指标真正重要
2.梳理数据流程与责任
3.建立稳定的报表节奏

如果这些问题还没被思考，那么系统再完整也很容易只停留在收集数据的层次。反过来，当判断逻辑已经慢慢成形，系统反而会变成一把放大器，把原本就有用的东西放大。

看懂自己，才走得远

马来西亚的中小企业一向很能撑。很多生意都是在资源有限、环境多变的情况下走过来的。数据这件事，我会把它看成一种让我们更理解自己生意的方式。它不一定立刻改变结果，却能在某些时刻，帮你确认现在这个判断是怎么来的。比起有没有用上什么技术，更重要的是我们有没有越来越看得懂自己在做什么生意。

本文观点，不代表《东方日报》立场。