在日本接听电话不仅是一项基本职场技能,更蕴含一整套繁复的潜规则。从昭和时代延续至今,“电话响不能超过三声就要接起”、“不能比客户早挂电话”、“转接时话筒要轻放,不能有声音”,甚至“接电话是新人义务”等规范,早已根植于办公室文化中。
这些看似为了体现尊重与专业的规范,却让不少年轻世代产生极大心理压力。随著即时通讯软体盛行、语音沟通渐被简讯取代,电话的正式性与突袭性反而成了许多新鲜人职场适应的最大障碍。部分年轻上班族甚至因为害怕接电话、担心说错话而萌生离职念头。
日媒《PR Times》曾针对日本20岁以上民众进行“电话工作调查”,结果显示,近60%的受访者坦言对接电话感到不舒服,其中20至30岁族群更高达70%。此外,超过35%的受访者表示会担心自己在应对电话时犯错,其中20岁族群的比例更是达到41.4%,显示年轻人面对“电话”一事承受明显压力。
为因应企业内部对电话应对的需求,东京“ドゥファイン”公司专门提供电话应对训练,服务对象横跨各行业、每年超过百家企业。该公司指出,不少新进员工甚至是人生中第一次接触办公室用的有线电话。
对此情况,也有日本专家呼吁,年轻世代切勿完全否定电话沟通的价值,主管们也应尊重现今科技发展,一同寻求电话与讯息沟通的平衡点才是最优解。